El día a día de un coordinador

¡Hola a tod@s!

Hace unos días estaba hablando sobre mi día a día como seleccionador en una agencia de marketing con una de las seguidoras de este blog y me sorprendió la visión que tenía desde el punto de vista de promotora, sobre lo que hacemos como seleccionadores, nuestras tareas y la importancia real que tienen para nosotros los procesos de selección.

En esta entrada os quiero explicar en qué consiste mí día a día en el trabajo para que tengáis una visión real sobre muchas cosas.

Muchas de vosotras pensáis en que el proceso de selección es una tarea muy importante, que nos ocupa mucho tiempo y que los candidatos se cogen según sus cualidades y experiencia para el puesto que ofertamos. Como es normal, para todas vosotras pensáis en que el proceso de selección lo es todo y, realmente, es la parte que veis, aparte de hacer una formación, firmar un contrato y trabajar. Para mí, el proceso de selección es el 5% de mí trabajo.

Vamos a ver lo que es la planificación de una acción de promoción de un producto en un supermercado durante mí día a día.

Supongamos que tengo una acción de promoción para el fin de semana del 23-24 de octubre para una conocida marca de snacks. Lo primero que he de tener este mismo jueves/viernes es tener la selección hecha para poder empezar a trabajar. En total se me asignan 25 centros, o lo que es lo mismo, 25 chicas a las que contratar.

Pensaréis que es muy fácil y con 25 llamadas lo tengo todo cubierto, pero por centro puedo estar 20 minutos mirando a la candidata ideal, luego que te coja el teléfono a la primera es otra cosa y que tenga disponibilidad también. Por desgracia para mí, y lo digo por rapidez en esta parte de mi trabajo, se trabajan con muchas chicas que estudian o trabajan de mañanas y no es fácil localizar siempre a la persona. Por lo tanto, ya me obligo a tener 3 chicas posibles para cada centro por si en 2 llamadas no me lo coge la que me interesa, paso a la siguiente.

Hay zonas de España en las que es muy difícil encontrar personas para trabajar con nuestra base de datos y he de recurrir a Yobalia para encontrar candidatos. Depende de la zona puede tardar lo suyo en que se me apunten candidatos, con lo cual se me va alargando el proceso. Lo peor de las ofertas que publicamos es que, aun especificando que busco CHICAS se me apuntan CHICOS y, así, a la inversa. No lo hagáis por favor.

Por norma general, no solo llevo una campaña como estamos hablando, sino que llevo otras acciones, con lo cual mi dedicación no es exclusiva a leer currículums y esperar a que me contestéis cuando salgáis de clase o podáis. La primera que me interesa y me contesta se lleva el trabajo. Pero siempre hay centros que cuestan cerrar y se alarga este proceso al viernes.

Una vez consigo tener a todas mis promotoras ya de cara al viernes empezamos a enviar correos de bienvenida informando de los datos de la acción, adjuntamos manuales de formación, instrucciones básicas de la acción y se empiezan a firmar las primeras documentaciones por parte de las promotoras. Suelo crear un grupo de Whatsapp para tener contacto con todas las promotoras y tener un trato más cercano. En el grupo ofrezco horas de formaciones a partir del lunes/martes/miércoles de la siguiente semana, donde todas las promotoras que vayan a trabajar tienen que ser formadas. Por norma general, mis formaciones van de 25 a 35 minutos, donde siempre intento tener a más de 2 promotoras en la misma formación telefónica para que me cunda el tiempo.

A partir del lunes me pongo a hacer documentaciones. Esto es un tema peliagudo. Todos los contratos, riesgos laborales, riesgos del centro, anexos y toda la documentación la promotora la descarga de su perfil, la firma y la sube de nuevo. Parecerá mentira pero el miércoles aún tengo promotoras sin firmar documentación. Les tengo que reclamar que me la firmen para que yo pueda revisar que está todo correcto y proceder a juntarlas en PDF para su posterior envío al centro de trabajo. Esta documentación se debe entregar al centro con 48 horas de antelación. Por lo tanto, el miércoles si o si debo enviar la documentación. A parte de esto, todavía no conozco promotora que firme la documentación correctamente, con lo cual debo rellenar yo todo lo que falta a esa documentación.

Los centros suelen pedir que se les envíe la documentación por FAX y por correo electrónico. Doble trabajo pese a ser el mismo archivo.

Paralelamente a todo esto que comento, se debe controlar que el material esté llegando en tiempo a los centros a través de nuestra mensajería externa a la empresa. Previamente, hay que llamar centro por centro para informar de la llegada del material para, luego, una vez tienen el material, confirmar con ellos que tienen el material y que lo van a guardar para que la promotora que llegue lo pueda utilizar. Y creedme que no es nada fácil hablar con jefes de sección de supermercados e hipermercados grandes. Cuesta mucho localizarlos y, pese a ser su trabajo saber que entra y que no al centro, muchos te derivan a hablar con recepción de mercancías. Más trabajo. El horario de recepción de los centros es de 9-13h, con lo cual debo confirmar por la mañana, si o si, que tienen ese material.

Como veis, no parece tan fácil confirmar todo. Con esto puedo estar 2 días. Luego, cuando ya he enviado todas las documentaciones el miércoles, llamo a seguridad de los centros al día siguiente para confirmar que tienen las documentaciones de las promotoras que van a trabajar en el centro pertinente. Te puede llevar la mañana perfectamente del jueves.

Hay un añadido importante en el envío de documentación y es que de cada promotora tengo que enviar dos archivos al centro, y cada archivo debo enviarlo cuando el FAX ha terminado de enviar el anterior, y se toma su minuto entre envío y envío.

Parece mentira que lo que os comento pueda llevar casi una semana de trabajo, pero esto hace falta verlo en persona y vivirlo para entender que el trabajo lo puede hacer cualquiera, pero no todos lo aguantan, estar en un trabajo que dependes tanto de otras personas.

Cabe destacar que he planteado el caso ideal, pero siempre se caen 2-4 promotoras durante la semana que han encontrado una promoción más larga o, simplemente, han tenido un “problema familiar”, el novio ha tenido un accidente, el gato se ha muerto, el perro lo tiene que llevar al veterinario o le han cambiado las clases de la universidad justo el día que empezaba a trabajar y no va a poder hacer la acción. Todo el proceso en el centro que tienes una caída, empieza de nuevo, y hay centros que tienen que validar documentaciones a través de un sistema de homologación que necesita 48 horas mínimo, disponer de la documentación. Si eso no se cumple, no permiten la entrada al centro a la promotora.

Y que a nadie se le olvide, no llevo solo una acción. Suelo llevar siempre 2 simultáneamente, con lo cual es trabajo doble. De ahí que a la hora de hacer currículums recomiendo que sea breve y conciso, el cual pueda leer de forma vertical con palabras clave destacadas para que rápidamente sepa si me servís para el puesto que busco o no.

Muchas veces tienes tanto trabajo que preguntas a compañeras qué promotoras han tenido ellas en determinadas zonas y que les hayan gustado. Por lo tanto, cuando a mí me gusta una promotora no dudo en decirles a mis compañeras que cuenten con ella. Muchas veces os puede pasar que habéis empezado a trabajar con una agencia, hacéis una acción y todo va bien.  A partir de ahí, os empiezan a llamar constantemente. Esto es porque la persona que os reclutó para la primera acción ha hablado bien de vosotras y os ha recomendado. Por lo tanto, aunque sea una acción que nos guste poco, si nos hemos comprometido la hacemos y bien, como hace una profesional. Más adelante, seguro que os contratan para otras acciones más chulas.

Espero que esta entrada os pueda servir para entender el día a día de un coordinador y que no todo es tan poco trabajo como puede parecer, o que se ve muy bonito desde fuera. Tiene mucho trabajo preparar una acción y que todo salga bien.

Cualquier duda que os surja, como siempre, tenéis a disposición cualquiera de las vías de este blog para consultarme.

¡Que tengáis una buena semana!

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