Ejecutivo de cuentas: mi experiencia tras 6 meses

¡Hola a tod@s! ¿Que tal estáis? Espero que igual o mejor que yo :)

Hace ya tiempo que tenía ganas de escribir esta entrada, dando algo de luz a un puesto de trabajo presente en el sector, donde en cada empresa desempeña unas funciones, similares en todas las empresas, pero algo desconocido. Si, hablo del ejecutivo de cuentas.

Tal como indica la palabra, el ejecutivo de cuentas "ejecuta" cuentas o clientes distintos, dedicando su tiempo a organizar acciones o campañas e involucrando a los diferentes departamentos de la empresa en un objetivo común: ofrecer un gran servicio, de calidad, al cliente, sin incidencias. Ese debe ser el objetivo de todo ejecutivo de cuentas. Esto suena muy bien y muy técnico, pero vamos a ver que hace un ejecutivo a través de mi propia experiencia.

Como comenté en numerosas ocasiones, antes trabajaba como coordinador en una conocida agencia de azafatas a nivel nacional, donde todas las semanas preparábamos las promociones que las promotoras iban a hacer cada fin de semana. El tiempo y la experiencia me hicieron pasar a ejecutivo de cuentas, con el trato ya con el cliente para desarrollar la campaña. Tras más de un año en la agencia, decidí cambiar de empresa y ser más ambicioso, en una nueva empresa, partiendo inicialmente ya como ejecutivo, con la oportunidad de crecer en la empresa. Pero la valoración la dejaremos para el final.

Nuestra empresa es especialista en instalaciones de PLV (publicidad en punto de venta), formación de GPV (gestor de puntos de venta), y auditorias entre otras cosas. Si debo señalar 3 sectores hablaría de banca, canal farmacia y cosmética de lujo. Son en estos tres sectores los principales de actuación de mi empresa, estando yo especializado en instalaciones de banca.

Nuestra función como ejecutivos es que, desde nuestro departamento, se muevan todos los departamentos de la empresa para conseguir el objetivo común. Como ejecutivos, entre nosotros y el cliente, tenemos la figura del comercial, aquella persona en nuestra empresa que se encarga de captar cuentas para que el ejecutivo las trabaje. Una vez el comercial ha vendido un proyecto o una campaña, se asigna un ejecutivo al proyecto.

Una vez asignado nos ponemos a trabajar. Debemos conocer todos los detalles de la campaña que debemos preparar, bien sea pidiendo información al cliente o al comercial de la cuenta.

Por el momento, como decía, estoy especializado en campañas tácticas de banca. Esto quiere decir que el cliente nos pide acudir a sus oficinas a realizar instalaciones, generalmente para instalar vinilos, totems publicitarios, dejar folletos publicitarios, entre otros muchos elementos.

Habitualmente, el cliente nos envía una base de datos (BBDD) en la que se incluye información acerca de sus oficinas que necesitamos saber para preparar la campaña. Nuestra herramienta básica de trabajo es el Excel, con lo que, como entenderéis, debemos tener soltura en el manejo de Excel.

Desde esa BBDD que tenemos, podemos asignar mediante fórmulas y filtros los vinilos que correspondan a cada oficina, totems o elementos publicitarios a colocar en cada oficina.

Logísticamente, nuestro almacén central se sitúa en Algete, a las afueras de Madrid. Es en este almacén donde recibimos el material que el cliente quiere implantar en sus oficinas y que nosotros nos encargaremos de distribuir.

A través del Excel que trabajamos y organizamos para identificar qué elementos colocaremos en cada oficina, preparamos los pedidos, que contienen todo el material que necesita un instalador en cada zona de España. Es decir, desde Madrid, enviamos materiales a los almacenes regionales de cada provincia donde debemos visitar oficinas del cliente. Si nuestro cliente solo tiene oficinas en Granada, mandamos el material a un almacén de Granada y, allí, los instaladores acuden a buscar el material, comprueban que lo que han recibido es lo correcto y empiezan a instalar.

Para que hayan instaladores preparados, formados y listos para empezar a instalar, debe haber una persona que se ocupe de organizarlos y repartir las campañas a cada instalador. De esta necesidad aparecen los delegados. Tenemos diferentes delegados repartidos en varias zonas de España, abarcando todo el territorio nacional, ocupándose de buscar, contratar y formar instaladores aptos para instalaciones de calidad. Se ocupan también de supervisar instalaciones y del reporte de todo su equipo de instaladores. Es un trabajo fundamental, ya que son la parte final del proceso y el personal de campo que plasma, mediante las instalaciones, el trabajo de todos los departamentos de la empresa.

Por último, tenemos los departamentos de administración, recursos humanos y soporte. En administración se ocupan de tener toda la contabilidad de la empresa al día, así como facturas pendientes de pago y gestión de cobros. 

En recursos humanos realizan búsquedas de candidatos en las principales plataformas de empleo como Infojobs para facilitar la información a los delegados. Además, se ocupan de nóminas, entre otras cosas.

Por último, tenemos el departamento de soporte. Cuando tenemos campañas masivas, donde visitamos 1000 a 3000 oficinas, el ejecutivo no puede revisar que las instalaciones se estén haciendo correctamente. Por tanto, se pide al departamento de soporte ayuda para revisar mediante fotos que las instalaciones se están llevando a cabo correctamente.

Toda esta es la estructura de nuestra empresa, siendo el ejecutivo la persona que se encarga de poner en marcha todos los departamentos, utilizando aquellos que le son necesarios para desarrollar la campaña.

Finalmente, tras finalizar la campaña, el ejecutivo reporta al cliente la información sobre la campaña, fotos de las instalaciones, así como un informe final al cliente sobre la campaña.

Como veis, la figura del ejecutivo es indispensable para el correcto funcionamiento de la empresa. Es la pieza que se encarga de que todo gire.

Como podéis entender, si el ejecutivo falla o se equivoca en cualquier detalle, está garantizado el error a la hora de hacer las instalaciones, con lo que es muy importante una correcta planificación de la campaña, realizando un manual de formación que será entregado, a través de los delegados, a los instaladores que realizarán la campaña. Dicho manual, contiene toda la información relativa a la campaña, casos que nos podemos encontrar en la calle, formas de actuar, material a instalar, etc.

Además, se debe crear lo que llamamos la "ficha de instalación". Generalmente, es un documento donde se resume en una página la información que necesitamos extraer de cada visita a una oficina y es el documento que debe firmar la oficina conforme es correcta la instalación.

Por tanto, un buen ejecutivo de cuentas debe tener los siguientes requisitos:

- Dominio avanzado de Excel, PowerPoint y Word.

- Gran organización para planificar los tiempos de campaña.

- Capacidad de adaptación y reacción ante cualquier imprevisto.

- Empatia con los demás departamentos. Indispensable si se quiere fomentar un buen trabajo en equipo.

- Paciencia.

- Capacidad de trabajo en equipo.

- Vocación a cliente.

- Orientación a resultados.

- Resolución.

Como hemos visto, el ejecutivo es una pieza realmente importante para que todo funcione y se consigan los objetivos marcados.

Por último, como he dicho más arriba, quiero dejar mi valoración personal con el cambio de empresa y rol.

Pese a que no he cambiado de sector, sigue siendo field marketing, la estructura de la empresa y mis funciones son mucho más relevantes e importantes que anteriormente, en mi antigua empresa.

Con respecto a mi anterior empresa, tenemos muchos más clientes, clientes realmente importantes, que llevan muchos años trabajando con nuestra empresa.

A nivel organizativo, no hay color. Mientras antes me lo organizaba y ejecutaba todo yo mismo, aquí tenemos departamentos, donde cada uno se ocupa de su parte, reduciendo el nivel de estrés que llevaba anteriormente al que llevo ahora, pese a perder agilidad.

A nivel individual, puedo decir que he mejorado en:

- Cercanía al lugar de trabajo --> En vez de ir a trabajar a 40 km de mi casa, voy a 20. Justo la mitad.

- Horarios --> Plegar a las 15 h de la tarde un viernes y no saber nada más hasta el lunes de la siguiente semana, no tiene precio, más viniendo de una empresa donde llamaba a promotoras los sábados por la mañana, por no decir los domingos si habían acciones... Si solo fuera llamar... Lo que no solemos ver desde fuera es que, pese a que no se nos pagaba nada por trabajar fines de semana, si se exigía estar de guardia por si las promotoras necesitaban cualquier cosa, algo a lo que no estábamos de acuerdo en como estaba planteando en mi antigua empresa. Pese a que una promotora justo trabaja en fin de semana, cuando eramos coordinadores o ejecutivos en mi anterior empresa, nosotros trabajábamos de lunes a viernes para preparar toda la acción. Como comprenderéis todos debemos descansar y tener días para nosotros, el fin de semana claro. Pues bien, como también debíamos llamar para confirmar asistencia, decirme vosotros que tipo de desconexión es cuando tratas de hacer una siesta y te llaman 5 promotoras. Esta claro que debe haber alguien de guardia o una persona que se le pague por ello, no los mismos que trabajamos 8-10 horas diarias de lunes a viernes.

- Plan de carrera --> Una vez llegué a ejecutivo de cuentas en mi anterior empresa y, tras la desbandada producida en verano, me quedé como el ejecutivo más veterano de la empresa, con apenas 3 meses de rodaje como tal. Ya no podía subir más en la empresa ya que, el siguiente puesto, era ser director de cuentas. Este fue uno de los principales motivos para cambiarme de empresa, el tener un plan de carrera donde se me expuso un crecimiento dentro de la empresa, mejorando en funciones y salario a medida que fuera demostrando mi valía. 

Si habéis leído mis anteriores entradas, algo tremendamente importante para mi, es poder crecer, aspirar a nuevos puestos más importantes.

- Salario --> El cambio de empresa me supuso un 20% más de salario inicialmente. Pasado un año, suponía un 30% más respecto a inicialmente. Esta claro que no es una oportunidad a dejar pasar.

Por ahora no me puedo quejar, no me va mal, tras 6 meses en la empresa he firmado la renovación y, hasta donde yo sé, todo son buenas palabras hacia el trabajo que desempeño. No en vano, soy el ejecutivo más joven de la empresa, donde somos 20 más incluyéndome a mí.

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