¡Hola a tod@s!
Hace unos días estaba hablando sobre mi día a
día como seleccionador en una agencia de marketing con una de las seguidoras de
este blog y me sorprendió la visión que tenía desde el punto de vista de
promotora, sobre lo que hacemos como seleccionadores, nuestras tareas y la
importancia real que tienen para nosotros los procesos de selección.
En esta entrada os quiero explicar en qué
consiste mí día a día en el trabajo para que tengáis una visión real sobre
muchas cosas.
Muchas de vosotras pensáis en que el proceso
de selección es una tarea muy importante, que nos ocupa mucho tiempo y que los
candidatos se cogen según sus cualidades y experiencia para el puesto que
ofertamos. Como es normal, para todas vosotras pensáis en que el proceso de
selección lo es todo y, realmente, es la parte que veis, aparte de hacer una
formación, firmar un contrato y trabajar. Para mí, el proceso de selección es
el 5% de mí trabajo.
Vamos a ver lo que es la planificación de una
acción de promoción de un producto en un supermercado durante mí día a día.
Supongamos que tengo una acción de promoción
para el fin de semana del 23-24 de octubre para una conocida marca de snacks.
Lo primero que he de tener este mismo jueves/viernes es tener la selección
hecha para poder empezar a trabajar. En total se me asignan 25 centros, o lo
que es lo mismo, 25 chicas a las que contratar.
Pensaréis que es muy fácil y con 25 llamadas
lo tengo todo cubierto, pero por centro puedo estar 20 minutos mirando a la
candidata ideal, luego que te coja el teléfono a la primera es otra cosa y que
tenga disponibilidad también. Por desgracia para mí, y lo digo por rapidez en
esta parte de mi trabajo, se trabajan con muchas chicas que estudian o trabajan
de mañanas y no es fácil localizar siempre a la persona. Por lo tanto, ya me
obligo a tener 3 chicas posibles para cada centro por si en 2 llamadas no me lo
coge la que me interesa, paso a la siguiente.
Hay zonas de España en las que es muy difícil
encontrar personas para trabajar con nuestra base de datos y he de recurrir a
Yobalia para encontrar candidatos. Depende de la zona puede tardar lo suyo en
que se me apunten candidatos, con lo cual se me va alargando el proceso. Lo
peor de las ofertas que publicamos es que, aun especificando que busco CHICAS
se me apuntan CHICOS y, así, a la inversa. No lo hagáis por favor.
Por norma general, no solo llevo una campaña
como estamos hablando, sino que llevo otras acciones, con lo cual mi dedicación
no es exclusiva a leer currículums y esperar a que me contestéis cuando salgáis
de clase o podáis. La primera que me interesa y me contesta se lleva el
trabajo. Pero siempre hay centros que cuestan cerrar y se alarga este proceso
al viernes.
Una vez consigo tener a todas mis promotoras
ya de cara al viernes empezamos a enviar correos de bienvenida informando de
los datos de la acción, adjuntamos manuales de formación, instrucciones básicas
de la acción y se empiezan a firmar las primeras documentaciones por parte de
las promotoras. Suelo crear un grupo de Whatsapp para tener contacto con todas
las promotoras y tener un trato más cercano. En el grupo ofrezco horas de
formaciones a partir del lunes/martes/miércoles de la siguiente semana, donde
todas las promotoras que vayan a trabajar tienen que ser formadas. Por norma
general, mis formaciones van de 25 a 35 minutos, donde siempre intento tener a
más de 2 promotoras en la misma formación telefónica para que me cunda el
tiempo.
A partir del lunes me pongo a hacer
documentaciones. Esto es un tema peliagudo. Todos los contratos, riesgos
laborales, riesgos del centro, anexos y toda la documentación la promotora la
descarga de su perfil, la firma y la sube de nuevo. Parecerá mentira pero el
miércoles aún tengo promotoras sin firmar documentación. Les tengo que reclamar
que me la firmen para que yo pueda revisar que está todo correcto y proceder a
juntarlas en PDF para su posterior envío al centro de trabajo. Esta
documentación se debe entregar al centro con 48 horas de antelación. Por lo
tanto, el miércoles si o si debo enviar la documentación. A parte de esto,
todavía no conozco promotora que firme la documentación correctamente, con lo
cual debo rellenar yo todo lo que falta a esa documentación.
Los centros suelen pedir que se les envíe la
documentación por FAX y por correo electrónico. Doble trabajo pese a ser el
mismo archivo.
Paralelamente a todo esto que comento, se debe
controlar que el material esté llegando en tiempo a los centros a través de
nuestra mensajería externa a la empresa. Previamente, hay que llamar centro por
centro para informar de la llegada del material para, luego, una vez tienen el
material, confirmar con ellos que tienen el material y que lo van a guardar
para que la promotora que llegue lo pueda utilizar. Y creedme que no es nada
fácil hablar con jefes de sección de supermercados e hipermercados grandes.
Cuesta mucho localizarlos y, pese a ser su trabajo saber que entra y que no al
centro, muchos te derivan a hablar con recepción de mercancías. Más trabajo. El
horario de recepción de los centros es de 9-13h, con lo cual debo confirmar por
la mañana, si o si, que tienen ese material.
Como veis, no parece tan fácil confirmar todo.
Con esto puedo estar 2 días. Luego, cuando ya he enviado todas las
documentaciones el miércoles, llamo a seguridad de los centros al día siguiente
para confirmar que tienen las documentaciones de las promotoras que van a
trabajar en el centro pertinente. Te puede llevar la mañana perfectamente del
jueves.
Hay un añadido importante en el envío de
documentación y es que de cada promotora tengo que enviar dos archivos al
centro, y cada archivo debo enviarlo cuando el FAX ha terminado de enviar el
anterior, y se toma su minuto entre envío y envío.
Parece mentira que lo que os comento pueda
llevar casi una semana de trabajo, pero esto hace falta verlo en persona y
vivirlo para entender que el trabajo lo puede hacer cualquiera, pero no todos
lo aguantan, estar en un trabajo que dependes tanto de otras personas.
Cabe destacar que he planteado el caso ideal,
pero siempre se caen 2-4 promotoras durante la semana que han encontrado una
promoción más larga o, simplemente, han tenido un “problema familiar”, el novio
ha tenido un accidente, el gato se ha muerto, el perro lo tiene que llevar al
veterinario o le han cambiado las clases de la universidad justo el día que
empezaba a trabajar y no va a poder hacer la acción. Todo el proceso en el
centro que tienes una caída, empieza de nuevo, y hay centros que tienen que
validar documentaciones a través de un sistema de homologación que necesita 48
horas mínimo, disponer de la documentación. Si eso no se cumple, no permiten la
entrada al centro a la promotora.
Y que a nadie se le olvide, no llevo solo una
acción. Suelo llevar siempre 2 simultáneamente, con lo cual es trabajo doble.
De ahí que a la hora de hacer currículums recomiendo que sea breve y conciso,
el cual pueda leer de forma vertical con palabras clave destacadas para que
rápidamente sepa si me servís para el puesto que busco o no.
Muchas veces tienes tanto trabajo que
preguntas a compañeras qué promotoras han tenido ellas en determinadas zonas y
que les hayan gustado. Por lo tanto, cuando a mí me gusta una promotora no dudo
en decirles a mis compañeras que cuenten con ella. Muchas veces os puede pasar
que habéis empezado a trabajar con una agencia, hacéis una acción y todo va
bien. A partir de ahí, os empiezan a
llamar constantemente. Esto es porque la persona que os reclutó para la primera
acción ha hablado bien de vosotras y os ha recomendado. Por lo tanto, aunque
sea una acción que nos guste poco, si nos hemos comprometido la hacemos y bien,
como hace una profesional. Más adelante, seguro que os contratan para otras
acciones más chulas.
Espero que esta entrada os pueda servir para
entender el día a día de un coordinador y que no todo es tan poco trabajo como
puede parecer, o que se ve muy bonito desde fuera. Tiene mucho trabajo preparar
una acción y que todo salga bien.
Cualquier duda que os surja, como siempre,
tenéis a disposición cualquiera de las vías de este blog para consultarme.
¡Que tengáis una buena semana!
Sígueme en Twitter @DIARIO_PROMOTOR
¡Sígueme a través de correo también! ¡Date de alta introduciendo tu email en la parte superior de la columna derecha y recibe las actualizaciones en tu email!
Entradas
